Oleh: Hendratno

Banyak hal yang dapat kita lakukan di internet, antara lain mencari atau memberi informasi dan berita, berkomunikasi, kuliah jarak jauh, jual beli sesuatu, sekedar mencari atau memberi hiburan, bekerja sama (kolaborasi), dan lain-lain. Tulisan ini hendak menfokuskan pada salah satu kegunaan internet, yaitu untuk berkolaborasi.

Perkembangan Teknologi Informasi yang semakin maju, seiring dengan perkembangan internet sangat pesat, telah memungkinkan kita untuk dapat melakukan pekerjaan bersama dengan orang lain secara jarak jauh (berkolaborasi). Dengan berkolaborasi, kita bisa membuat sebuah dokumen dan disimpan secara online, lalu orang lain bisa mengkoreksinya secara online pula. Atau sebaliknya, mereka yang membuat dokumen lebih dahulu, lalu akan kita koreksi. Dokumen yang dibuat tidak disimpan dalam harddisk komputer kita, tetapi disimpan dalam situs yang menyediakan fasilitas kolaborasi.

Salah satu contoh aktivitas yang mungkin membutuhkan kolaborasi misalnya, menterjemahkan buku asing ke dalam bahasa Indonesia. Dengan kolaborasi, proses menterjemahkan bisa dilakukan bersama-sama dengan orang banyak. Misalnya ada pembagian tugas, si fulan menterjemahkan BAB I, si fulanah menterjemahkan BAB II, dan seterusnya. Dan satu sama lain bisa saling mengkoreksi terjemahannya.

Cara kerja kolaborasi di internet kira-kira mirip seperti cara kerja di situs Wikipedia, sebuah situs ensiklopedia terbuka dan termasuk terbesar di dunia, yang didirikan pada tahun 2001. Di situs tersebut semua orang yang memiliki akses internet dapat berkolaborasi memberikan sumbangsihnya untuk memperkaya isi ensiklopedia untuk umum. Sehingga tidak heran kalau dalam waktu yang relatif singkat Wikipedia menjadi ensiklopedia terbesar di dunia, karena dikerjakan bersama-sama oleh "seluruh manusia" di dunia internet. Saking besarnya ensiklopedia tersebut, kini Wikipedia juga menyediakan ensiklopedia dalam berbagai bahasa, termasuk Wikipedia berbahasa Indonesia, berbahasa Jawa, dan berbahasa Sunda.

Kita pun sebenarnya dapat membuat situs semacam Wikipedia untuk bisa berkolaborasi, karena source code Wikipedia, yang disebut Mediawiki, disediakan secara open source dan free (tanpa biaya). Dengan menggunakan source code Mediawiki, kita bisa membentuk sebuah situs kolaborasi, atau membentuk situs ensiklopedia, misalnya ensiklopedia Islam terbuka, atau ensiklopedia Fisika terbuka, dan sebagainya. Namun kalau kita menggunakan Mediawiki, kita membutuhkan sebuah web hosting dan proses installasi source code Mediawiki tersebut ke web hosting kita. Artinya ada proses installasi yang harus dilakukan sebelum kolaborasi dapat dilakukan, dan membutuhkan biaya untuk menyediakan web hosting. Bagi sebagian orang awam, proses installasi ini dianggap rumit. Sehingga untuk memanfaatkan source Mediawiki, membutuhkan orang yang mengerti mengenai installasi source code Mediawiki ke web hosting yang dimiliki.

Selain Wikipedia, kini sudah semakin banyak situs yang menyediakan fasilitas kolaborasi secara instant. Biasanya kita hanya perlu register, dan langsung bisa melakukan kolaborasi. Kalau kita coba lakukan searching singkat di beberapa search engine dengan keywords "+collaboration +online +documents", kita akan menemukan beberapa situs yang menyediakan fasilitas untuk berkolaborasi, baik itu yang berbayar (tidak gratis) ataupun yang tidak bayar (gratis).

Dalam tulisan ini saya akan coba ambil salah satu contoh situs yang menyediakan fasilitas kolaborasi secara gratis, yaitu "Google Docs & Spreadsheets" (selanjutnya kita sebut dengan GDS). Saya mengambil GDS sebagai contoh, karena mudah untuk dipelajari dalam waktu singkat dan segera dapat dimanfaatkan. Dengan GDS kita bisa membuat dokumen konvensional (teks) dan dokumen spreadsheet (tabel), seperti kita menggunakan aplikasi office pada umumnya. Untuk dapat menggunakan GDS memerlukan username dan password di Google, sehingga perlu register terlebih dahulu.

Dokumen yang kita buat di GDS ini disimpan secara online. Dan setiap dokumen yang sudah disimpan dapat didownload sebagaimana biasa. Dalam hal berkolaborasi, GDS membagi user menjadi 3 kategori, yaitu:

1. Owner
2. Collaborators
3. Viewers

Owner adalah orang yang memiliki (membuat) dokumen. Collaborator adalah orang yang diberikan "hak" untuk dapat mengedit (berkolaborasi) dengan dokumen yang ada. Sedangkan Viewer adalah orang yang diberikan hak untuk dapat melihat isi dokumen, tanpa bisa mengeditnya.

GDS juga memungkinkan kita untuk dapat melihat bagian mana yang telah diedit oleh owner dan para collaborators. Setiap dokumen yang telah diedit akan disimpan dalam berbagai bentuk revisi. Hal ini memudahkan kita untuk dapat melihat proses perkembangan pembuatan dokumen melalui daftar revisi yang ada. Dan kalau kita sudah memiliki dokumen yang sudah diketik dan disimpan di harddisk, kita dapat langsung mengupload dokumen tersebut ke GDS, dan GDS akan langsung mengkonversikan dokumen tersebut menjadi "online dokumen" yang siap untuk "dikolaborasikan" dengan partner kita.

Menarik bukan? Mari kita manfaatkan internet secara efisien, efektif, dan inovatif, dan... selamat berkolaborasi!